W każdym, nawet najlepiej zorganizowanym biznesie, zdarzają się sytuacje, które wymagają korekty pierwotnie wystawionych dokumentów. Czy to błąd w cenie, zwrot towaru, czy udzielony po sprzedaży rabat – wszystkie te zdarzenia wymagają sporządzenia faktury korygującej. Poprawne wystawienie i rozliczenie tego dokumentu jest kluczowe dla uniknięcia błędów w rozliczeniach VAT i PIT. Pamiętaj, że dokładność w dokumentacji świadczy o rzetelności Twojej firmy. Równie ważna jest jednak stabilność finansowa, zwłaszcza gdy korekty wpływają na bieżące rozliczenia. Sprawdź, jak możemy pomóc Ci w zarządzaniu finansami, oferując szybkie wsparcie, które działa, niezależnie od zawiłości księgowych.
Na skróty:
- Czym jest faktura korygująca i kiedy należy ją wystawić?
- Faktura korygująca in minus – zasady i rozliczenie przez sprzedawcę
- Faktura korygująca in plus – kiedy i jak rozliczyć zwiększenie VAT?
- Jakie elementy musi zawierać poprawna faktura korygująca?
- Faktura korygująca a nota korygująca – kluczowe różnice
- Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym jest faktura korygująca i kiedy należy ją wystawić?
Faktura korygująca, często nazywana po prostu korektą, jest dokumentem wystawianym w celu sprostowania danych zawartych w pierwotnej fakturze VAT. Jej nadrzędnym celem jest doprowadzenie dokumentacji do stanu zgodnego z rzeczywistym przebiegiem transakcji.
Obowiązek wystawienia faktury korygującej wynika bezpośrednio z Art. 106j Ustawy o VAT i powstaje, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej zaistniały następujące sytuacje:
Najczęstsze powody wystawienia faktury korygującej:
- Błąd w pozycji: Stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku, ilości towaru/usługi lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
- Zmiana warunków transakcji (in minus):
- Udzielono obniżki ceny, rabatu lub opustu (np. z tytułu wcześniejszej zapłaty).
- Nabywca dokonał zwrotu towarów lub opakowań.
- Dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty.
- Zmiana warunków transakcji (in plus): Podwyższono cenę lub naliczono dodatkowe koszty, które nie zostały ujęte w pierwotnym dokumencie.
Termin wystawienia faktury korygującej nie jest sztywno określony – należy to zrobić niezwłocznie po zaistnieniu przyczyny korekty. Dokładność i szybkość w korygowaniu błędów to element profesjonalizmu, który ma wpływ na Twoje relacje z kontrahentami i urzędem skarbowym. W prowadzeniu biznesu liczy się precyzja, ale i możliwość szybkiego działania. Jeśli korekta cen niespodziewanie obniża Twój przychód, szybkie finansowanie, takie jak pożyczka dla firm Grow Pay, może natychmiastowo zrekompensować tę lukę.
Faktura korygująca in minus – zasady i rozliczenie przez sprzedawcę
Faktura korygująca in minus to dokument, który zmniejsza podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego (VAT) wykazanego w fakturze pierwotnej. Najczęściej występuje w przypadku zwrotów towaru lub udzielenia rabatu.
Zasady rozliczania VAT (Sprzedawca):
Od 2021 roku (w ramach pakietu SLIM VAT) obowiązują uproszczone zasady dla sprzedawcy (wystawcy korekty in minus). Sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem posiadania dokumentacji potwierdzającej, że uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania i warunki te zostały spełnione.
- Okres rozliczenia: Okres wystawienia faktury korygującej.
- Wymagana dokumentacja: Dokumentem potwierdzającym uzgodnienie i spełnienie warunków może być aneks do umowy, korespondencja e-mailowa, protokół zwrotu towaru lub inny dowód potwierdzający, że nabywca jest świadomy i akceptuje korektę.
Rozliczenie PIT/CIT (Sprzedawca): Korektę przychodu in minus należy ująć w dacie wystawienia faktury korygującej, o ile korekta dotyczy zdarzeń, które nastąpiły po wystawieniu faktury pierwotnej (np. rabat potransakcyjny). Jeśli korekta wynika z błędu (np. zaniżenia ceny), koryguje się przychód w okresie wystawienia faktury pierwotnej.
Faktura korygująca in plus – kiedy i jak rozliczyć zwiększenie VAT?
Faktura korygująca in plus to dokument, który zwiększa podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego (VAT). Zwykle wystawia się ją z powodu błędu, który zaniżył pierwotną kwotę, lub z powodu wzrostu ceny po sprzedaży.
Zasady rozliczania VAT (Sprzedawca):
W przypadku korekty zwiększającej zasady zależą od przyczyny jej wystawienia:
- Korekta wynikająca z błędu: Jeśli błąd (np. zaniżona cena) istniał już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, korektę in plus rozlicza się w okresie rozliczeniowym, w którym powstał błąd, czyli w okresie faktury pierwotnej (wymaga to złożenia korekty JPK_V7).
- Korekta wynikająca z nowego zdarzenia: Jeśli przyczyna korekty powstała później (np. podwyżka ceny wynikająca z nowych ustaleń), korektę rozlicza się na bieżąco, tj. w okresie wystawienia faktury korygującej.
Rozliczenie VAT (Nabywca): Nabywca, otrzymując fakturę korygującą in plus (zwiększającą VAT naliczony), rozlicza ją na zasadach ogólnych, czyli w okresie jej otrzymania lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.
Jakie elementy musi zawierać poprawna faktura korygująca?
Prawidłowo sporządzona faktura korygująca musi zawierać elementy identyfikujące dokument korygowany oraz precyzyjny opis zmian.
Obowiązkowe elementy faktury korygującej (Art. 106j ust. 2 Ustawy o VAT):
- Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”.
- Numer kolejny oraz data jej wystawienia.
- Numer i data wystawienia faktury pierwotnej, której dotyczy korekta.
- Dane zawarte w fakturze korygowanej (NIP sprzedawcy i nabywcy, ich nazwy i adresy).
- Przyczyna korekty (choć od 2022 r. formalnie nie jest to obowiązkowe, jest to zalecane dla przejrzystości rozliczeń).
- Jeżeli korekta wpływa na zmianę wartości (in plus lub in minus):
- Kwotę korekty podstawy opodatkowania.
- Kwotę korekty podatku należnego z podziałem na stawki.
- Wartości (netto i brutto) przed korektą i po korekcie (lub tylko wartości skorygowane, jeśli korekta dotyczy wszystkich elementów).
- W przypadku faktur ustrukturyzowanych (KSeF) – numer KSeF faktury pierwotnej.
Faktura korygująca a nota korygująca – kluczowe różnice
Przedsiębiorcy często mylą fakturę korygującą z notą korygującą. Zapamiętaj kluczową różnicę:
- Faktura korygująca (wystawia Sprzedawca): Służy do poprawy błędów mających wpływ na kwoty (cenę, stawkę, VAT) lub ilości. Wystawia ją wyłącznie sprzedawca.
- Nota korygująca (wystawia Nabywca): Służy do poprawy drobnych, formalnych pomyłek niezmieniających kwot i podstawy opodatkowania. Dotyczy to np. literówek w nazwie firmy, błędnego adresu czy NIP (jeśli NIP jest poprawny w innym miejscu). Nota wymaga akceptacji sprzedawcy.
Faktura korygująca – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące faktur korygujących.
- Kto może wystawić fakturę korygującą? Wyłącznie sprzedawca (wystawca faktury pierwotnej). Nabywca może wystawić jedynie notę korygującą (do drobnych błędów formalnych).
- Kiedy sprzedawca może rozliczyć fakturę korygującą in minus? Sprzedawca może obniżyć VAT należny w okresie wystawienia korekty, pod warunkiem posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z nabywcą i ich spełnienie.
- Jak rozliczyć fakturę korygującą in plus? Jeśli korekta wynika z błędu (zaniżenia kwoty), sprzedawca koryguje VAT wstecznie, w okresie faktury pierwotnej. Jeśli wynika z nowego zdarzenia (np. podwyżka ceny), koryguje na bieżąco, w dacie wystawienia korekty.
- Czy faktura korygująca wymaga akceptacji nabywcy? W przypadku korekty in minus (zmniejszającej VAT) wymóg potwierdzenia odbioru został zastąpiony wymogiem posiadania dokumentacji, z której wynika uzgodnienie i spełnienie warunków korekty. W przypadku korekty in plus nie ma takiego wymogu.
- Czy fakturę korygującą wystawia się do noty korygującej? Nie. Nota korygująca jest poprawką formalną. Jeśli nota korygująca zawiera błąd, nabywca wystawia kolejną notę. Fakturę korygującą wystawia się wyłącznie do faktury pierwotnej.
- Jaki kurs waluty zastosować w fakturze korygującej wystawionej w walucie obcej?Co do zasady, fakturę korygującą wystawioną w walucie obcej przelicza się na złotówki z zastosowaniem kursu waluty użytego w fakturze pierwotnej, niezależnie od przyczyny korekty (z wyjątkiem tzw. zbiorczych korekt).
Faktura korygująca jest nieodłącznym elementem ewidencji. Poprawne jej wystawienie i ujęcie jest kluczowe dla uniknięcia zaległości podatkowych.
